Roosters aanvragen

Roosters aanvragen

Ben je verantwoordelijk voor het aanleveren van roosters bij de roosteraar van Onderwijszaken? Dan is het belangrijk om van een aantal spelregels op de hoogte te zijn, zodat het proces van roosteraanvraag tot het uitleveren van het rooster voor alle partijen efficiënt verloopt.

Roosterdeadlines en onderwijsperiodesuitklapper, klik om te openen

Het roosterproces is verdeeld in vier onderwijsperiodes van 10-19 weken. Deze vier periodes beslaan een compleet studiejaar. Door het roosterproces te verdelen in periodes blijft het proces overzichtelijk.

Roosterdeadlines

Voor het aanleveren van de roosteraanvraag en uitleveren van de roosters zijn deadlines opgesteld door Onderwijszaken. Deze deadlines maken inzichtelijk wanneer en door wie er een actie noodzakelijk is. Als alle betrokkenen zich aan deze deadlines houden, verloopt het roosterproces efficiënt en kunnen de beschikbare onderwijsruimten optimaal verdeeld worden.

N.B. Heb je jouw rooster eerder gereed? Dan mag je het uiteraard ook vóór de deadline(s) aanleveren bij de roosteraar. Zorg er dan wel voor dat de aangeleverde informatie volledig en definitief is.

Bekijk roosterdeadlines 2024-2025

Bekijk roosterdeadlines 2025-2026

Uitstel aanvragen

Bij hoge uitzondering kan er uitstel worden verleend, mits dit past in de planning van het roosterteam. Geef daarom altijd zo snel mogelijk per e-mail door aan jouw roosteraar waarom je de deadline niet kan halen, zodat er waar mogelijk rekening mee gehouden kan worden.

De consequentie van het niet op tijd aanleveren is dat jouw rooster als laatste en met de op dat moment nog beschikbare zalen wordt geroosterd.

Timeslots roosteringuitklapper, klik om te openen

Wil je ruimten voor onderwijs en/of toetsen aanvragen? Houd er dan rekening mee dat onderwijs en toetsen worden geroosterd in timeslots. De timeslots zorgen voor een optimale benutting van de beschikbare onderwijsruimten. 

Bekijk timeslotmodel

De avondtimeslots worden alleen geroosterd voor de universitaire opleidingen. Deze twee timeslots worden uitsluitend ingezet als uiterste oplossing, dus als er in het UMC Utrecht en de Universiteit Utrecht geen ruimte beschikbaar is om het onderwijs tussen 09.00-17.00 uur te roosteren.

Roosteraanvraagformatsuitklapper, klik om te openen

Om de continuïteit van het verwerken van de roosters te kunnen waarborgen, is het van belang dat iedere roosteraar van Onderwijszaken jouw rooster in behandeling kan nemen. Het gebruik van een uniform roosterformat draagt hieraan bij. Als je een rooster aanlevert bij de roosteraar, doe dit dan in één van de daarvoor vastgelegde roosterformats.

Het meest gangbare format is opvraagbaar via onderstaande link. Er is nog een beperkt aantal andere formats beschikbaar. Deze kan je desgewenst opvragen bij jouw roosteraar.

Bekijk roosterformat

Toetsen aanvragenuitklapper, klik om te openen

Toetsen worden afgenomen in de Universiteit Utrecht en in het UMC Utrecht. De toetslocatie is afhankelijk van de groepsgrootte en de benodigde faciliteiten. Afhankelijk van je aanvraag besluit de roosteraar op welke locatie de toets moet plaatsvinden.

Het aanvraagproces voor toetsen bij de Universiteit Utrecht of in het UMC Utrecht verschilt.

Over het algemeen geldt onderstaande regelgeving:

• COO-toetsen in Testvision vanaf 96 personen worden standaard aangevraagd bij de Universiteit Utrecht.
• COO-toetsen in RStudio vinden standaard plaats in het UMC Utrecht.
• COO-toetsen in Remindo vinden standaard plaats bij de Universiteit Utrecht (Remindo werkt niet in het UMC Utrecht).
• Papieren toetsen vanaf ± 50 personen worden aangevraagd bij de Universiteit Utrecht.

Proces toetsen aanvragen bij de Universiteit Utrecht

• De Universiteit hanteert het tentamentimeslotmodel. Vraag jouw toetsen conform dit model aan bij jouw roosteraar. Toetsen van 2 uur kunnen bij de Universiteit Utrecht alleen in de ochtend plaatsvinden en toetsen van 3 uur alleen in de middag.
• Graag altijd vier data opgeven bij jouw toetsaanvraag (dit geldt voor zowel een papieren als een digitale toets): de gewenste toetsdatum, een extra datum of tijd (optie 2) voor de toets, de toetsinzagedatum (indien mogelijk) en de herkansingsdatum. De extra toetsdatum of toetstijd dient als uitwijkmogelijkheid voor het geval het niet mogelijk is jouw toets op de gewenste toetsdatum te plaatsen.
• Wil je zowel papieren als digitale toetsen aanvragen? Lever de aanvragen hiervoor dan duidelijk herkenbaar aan bij de roosteraar i.v.m. de verschillende regelgeving rondom papieren en digitale toetsing. Vermeld op je toetsaanvraag of het om een papieren of digitale toets (COO) gaat. Zo kan de roosteraar ervoor zorgen dat de juiste onderwijsruimte gereserveerd wordt voor jouw toetsen.
• Houd er rekening mee dat de wisseltijd tussen de timeslots niet gebruikt mag worden om de toetstijd van gehandicapte studenten te verlengen; daarvoor moet per toets afzonderlijk een andere toetsruimte gereserveerd worden (door de roosteraar).
• Geef bij toetsinzages op jouw toetsaanvraag aan of deze klassikaal worden gehouden of dat er voor iedere student 1 PC c.q. laptop nodig is.

Proces toetsen aanvragen bij het UMC Utrecht

• Toetsen in het UMC Utrecht worden geroosterd conform het Dagrooster onderwijstimeslots. Vraag deze daarom aan conform de tijden van het dagrooster onderwijstimeslots.
• ​Wil je zowel papieren als digitale toetsen aanvragen? Lever de aanvragen hiervoor dan duidelijk herkenbaar aan bij de roosteraar in verband met de verschillende regelgeving rondom papieren en digitale toetsing. Vermeld op je toetsaanvraag of het om een papieren of digitale toets (COO) gaat. Zo kan de roosteraar ervoor zorgen dat de juiste onderwijsruimte gereserveerd wordt voor jouw toetsen.
• Graag altijd 3 data opgeven bij jouw toetsaanvraag (dit geldt voor zowel een papieren als een digitale toets): de toetsdatum, de toetsinzagedatum (indien mogelijk) en de herkansingsdatum.
• Houd er rekening mee dat de wisseltijd tussen de timeslots niet gebruikt mag worden om de toetstijd van gehandicapte studenten te verlengen; daarvoor moet per toets afzonderlijk een andere toetsruimte gereserveerd worden(door de roosteraar).
• Geef bij toetsinzages op je toetsaanvraag aan of deze klassikaal worden gehouden of dat er voor iedere student 1 PC c.q. laptop nodig is.

Onderwijsruimtenuitklapper, klik om te openen

Het leeuwendeel van het onderwijs in het UMC Utrecht vindt plaats in het A.A. Hijmans van den Berghgebouw. Wil je een onderwijsruimte reserveren? Houd dan rekening met een aantal aandachtspunten en afspraken: 

• Alle onderwijsruimten in het Hijmans van den Berghgebouw (HvdB) zijn in principe open van 09.00 – 22.00 uur. 
• In iedere onderwijsruimte in het HvdB zijn standaard een PC met beamer en een whiteboard met stiften aanwezig. 
• Met enige regelmaat ondervindt men geluidsoverlast in het HvdB die veroorzaakt wordt door bijv. (veelvuldig) applaudisseren bij presentaties. Houd s.v.p. rekening met andere gebruikers en gebruik voor het applaudisseren het zogenaamde “dovenapplaus”.
• Heb je tijdens jouw onderwijs extra benodigdheden nodig (bijv. een flipover of een microfoon)? Vraag deze dan minimaal 1 week voor aanvang van het onderwijs aan bij de amanuensis via  amanuensis@umcutrecht.nl. 
• Wil je dat je hoorcollege wordt opgenomen via een E-lecture? 
• Wil je gebruikmaken van een onderwijsruimte zonder boeking vooraf? Dit is niet toegestaan. Het is altijd mogelijk bij jouw roosteraar een onderwijsruimte aan te vragen; ook op korte termijn. De zaalaanvraag kan door medewerkers van het onderwijssecretariaat of door onderwijsgevenden worden gedaan; niet door studenten.
• Wil je tijdens je onderwijs gebruikmaken van pc’s of laptops voor de studenten? Vraag dit dan conform de roosterdeadlines aan bij jouw roosteraar. De benodigde accounts moet je minimaal 8 weken voor aanvang van de les aanvragen d.m.v. het COO-aanvraagformulier. Heb je gedurende jouw onderwijs bijzondere software nodig op deze pc’s of laptops? Ook dit kun je aangeven op het formulier. De aanvraag moet 8 weken voor aanvang van het onderwijs ingediend zijn.
• Let op: een onderwijsruimtes met laptops mag niet onbeheerd achtergelaten worden. Bel met de Service Desk: (088 75) 53418, dan komt een OWCServiceDesk-medewerker de ruimte afsluiten.
• Is er iets in jouw onderwijsruimte niet in orde? In iedere onderwijsruimte hangt een informatiebord met contactgegevens. 
• Het is niet mogelijk om catering te bestellen voor het onderwijs in de onderwijsruimten.

Roosterwebsiteuitklapper, klik om te openen

• Wil je je rooster online inkijken? Maak hiervoor dan gebruik van de roosterwebsite My Timetable. My Timetable is bestemd voor zowel docenten als studenten. Het rooster dat in My Timetable staat is leidend.
• Vermeld de geroosterde onderwijsruimten en -uren niet in het Blok(module)boek en op Blackboard. Je voorkomt hiermee misverstanden, aangezien Blackboard niet automatisch wordt ge-updatet als er roosterwijzigingen zijn.
• Studenten worden bij de introductie van de opleiding geïnstrueerd om regelmatig (bij voorkeur dagelijks) hun rooster controleren op My Timetable.

Voorrangsregelsuitklapper, klik om te openen

Bij de roostering wordt voorrang gegeven aan onderstaande onderdelen in verband met beperkende factoren (bijvoorbeeld vastliggende data): 

• Het Centrale Introductie Programma (CIP): vindt altijd op de 1^e of 15^e werkdag van de maand plaats. 
• Klinische Gezondheidswetenschappen (KGW): dit onderwijs vindt alleen op vrijdag plaats, van 9.00 tot 17.00 uur.
• De UMC Utrecht Academie (UMC-AC): het onderwijs moet gepland worden op vaste onderwijsdagen. Deze onderwijsdagen zijn al 9 maanden voor de start van het onderwijs vastgelegd.
• Onderwijstimeslots voor Biomedische wetenschappen (BMW) + Geneeskunde (GNK) keuzeblokken jaar 2: dit onderwijs moet geroosterd worden binnen de onderwijstimeslots van de Universiteit Utrecht en deze zijn leidend.
• Voorlichtingsbijeenkomsten van de raad van bestuur.
• Evenementen (bachelor voorlichtingsdagen, masterevent van de Universiteit Utrecht etc.).

Roosterwijzigingenuitklapper, klik om te openen

De roosteraars streven naar het minimaliseren van roosterwijzigingen. Als er toch een roosterwijziging noodzakelijk is, geldt een aantal regels.

• Vraag een roosterwijziging altijd per e-mail aan bij jouw roosteraar, inclusief een vermelding van de reden van de wijziging (zie punt 3). Roosterwijzigingen kunnen worden aangevraagd door de coördinator, docent of het secretariaat van de cursus. Studenten kunnen geen roosterwijzigingen aanvragen. Na de deadline(s) “Roosters definitief” (zie de tabel met Roosterdeadlines), zorgt de aanvrager van de roosterwijziging zelf voor de communicatie naar docenten. Mochten de roosteraars zelf door omstandigheden een roosterwijziging moeten doen, dan verzorgt Onderwijszaken de communicatie via het Studie-informatiepunt (STIP).
• Breng jouw roosteraar altijd direct op de hoogte als een onderwijsruimte bij nader inzien niet ingezet hoeft te worden; de gereserveerde onderwijsruimte kan wellicht weer benut worden. Laat het jouw roosteraar ook zo snel mogelijk weten als het aantal aangevraagde laptops verandert (bij voorkeur minimaal twee weken voor aanvang van het COO-onderwijs).

Contactuitklapper, klik om te openen