Toelichting

U kunt het verzoek doen om het gehele medische dossier te laten vernietigen of om een gedeelte van het medisch dossier te laten vernietigen.

Voor het indienen van een verzoek betreffende het vernietigen van een gedeelte van het medische dossier is het van belang dat u zo specifiek mogelijk (bijvoorbeeld: het betreft een consult van 01-01-2001, 11:54 geschreven door de uroloog)  benoemt op welke plekken in het dossier informatie staat die vernietigt dient te worden.

Weet u niet precies waar in het dossier de informatie staat die u vernietigt wil hebben, dan kunt u eerst een kopie van uw dossier opvragen middels dit aanvraagformulier: Aanvraagformulier voor kopie van gegevens uit uw medisch dossier - UMC Utrecht. U kunt ook in het patiëntportaal kijken of u terug kunt vinden op welke plek(ken) de informatie in uw dossier staat.

Een aantal voorbeelden van verzoeken die niet specifiek genoeg zijn, en wij niet in behandeling kunnen nemen:

• “Ik wil dat deze diagnose overal uit mijn dossier wordt gehaald’
• “dit woord moet uit mijn consultverslagen”
• “alle brieven van de uroloog moeten worden verwijderd”.

Verzoek door ouders 

Wilt u (een deel van) het medisch dossier van uw kind vernietigen? 

• Is uw kind jonger dan 12 jaar? Dan dienen beide ouders de aanvraag te ondertekenen en beiden een kopie van een geldig legitimatiebewijs bij te voegen. 
• Is uw kind tussen de 12 en 16 jaar? Dan dienen zowel uw kind als beide ouders de aanvraag te ondertekenen en allen een kopie van een geldig legitimatiebewijs bij te voegen. 
• Is uw kind 16 jaar of ouder? Dan dient uw kind het verzoek zelf aan te vragen en een kopie van een geldig legitimatiebewijs toe te voegen. 

Wat wij van u vragen: 

1. U vult onderstaand formulier volledig in; 
2. U maakt een kopie een scan van uw paspoort/ID-kaart en voegt deze toe bij dit formulier; 
3. U zet uw handtekening op een wit papier, maakt hiervan een foto en voegt deze toe bij dit formulier. 
4. Indien u een aanvraag indient voor een ander dan uzelf, voeg dan een machtigingsformulier (met handtekening van de patiënt) én kopie ID van de patiënt toe aan dit formulier. 

Hebt u het hele formulier volledig en naar waarheid ingevuld? Klik dan op ‘verzenden’. U ontvangt een bevestiging via een mailbericht zodra uw aanvraag bij ons binnen is. Wij informeren u op het moment dat uw aanvraag volledig door ons is verwerkt.

Verwerken verzoek

Vernietiging van het medisch dossier betekent voor u dat bijzonderheden over uw behandeling niet meer kunnen worden nagegaan. Soms zijn medische gegevens vastgelegd op een gegevensdrager waarvan het technisch onmogelijk is om deze te verwijderen. In dat geval maken wij de gegevens, voor zover als mogelijk, anoniem. De medische gegevens zijn dan niet meer te herleiden naar u als patiënt. 

De WGBO bepaalt dat een verzoek om vernietiging van het dossier wordt ingewilligd, tenzij: 

• redelijkerwijs aannemelijk is dat bewaren van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de patiënt, 
• er duidelijke aanwijzingen zijn dat de patiënt een procedure/klacht voorbereidt of dat deze al in gang is gezet, 
• bepaalde erfelijke gegevens voor (eventuele) kinderen van belang kunnen zijn, 
• aanvraag binnen de termijn van 5 jaar valt na beëindiging van een gedwongen opname (Psychiatrie). 

Bewaartermijn gegevens en kerndossier

De archiefwet bepaalt dat er een bewaartermijn is voor medische dossiers. Bij een regulier ziekenhuis is de bewaartermijn van een medisch dossier 20 jaar. Voor een universitair ziekenhuis (zoals het UMC Utrecht) zijn er andere bewaartermijnen vastgesteld:

• de ontslagbrief, operatieverslag(en), anesthesieverslag(en), uitslagen van pathologisch onderzoek, SEH verslag(en), en gegevens over mogelijke calamiteiten moeten 115 jaar na de geboorte van de patiënt worden bewaard en daarna vernietigd. Dit wordt het kerndossier genoemd;
• delen van het dossier als gevolg van een opname in het kader van de BOPZ (Wet bijzondere opnemingen psychiatrische ziekenhuizen) worden 5 jaar na de laatste behandeling of na overlijden van de patiënt vernietigd.

Het is de plicht van een arts/ziekenhuis om medische gegevens te bewaren zoals deze wettelijke regeling dit voorschrijft.

Behandeling verzoek

De behandelend arts van het betreffende specialisme beoordeelt het verzoek en neemt eventueel contact met u op. Na toestemming van de behandeld arts zal uw verzoek zo snel als mogelijk worden uitgevoerd. U krijgt een bevestiging van de vernietiging en/of het anonimiseren. Indien uw verzoek wordt afgewezen, krijgt u hierover een brief met toelichting. 

Heeft u vragen?  

Stuur dan een mail naar teamuitleveringdossier@umcutrecht.nl. Of neem telefonisch contact met ons op: 088 755 88 01. Wij zijn telefonisch bereikbaar op:

• maandag, woensdag en vrijdag van 08:30 – 12:30 uur
• dinsdag en donderdag van 13:00 – 17:00 uur

Vanwege de privacy van onze patiënten kunnen wij telefonisch geen medische gegevens doorgeven. Wij vragen hiervoor uw begrip.