Florian: vliegende keep achter de schermen

Het UMC Utrecht is als een klok: de activiteiten gaan 24 uur per dag door en dat is alleen mogelijk wanneer de onderdelen van het raderwerk precies in elkaar grijpen. In een zomerserie lichten we er een aantal uit. Deze keer: het Julius Centrum. Florian van der Nolle is er projectmanager. “Ik hoef niet de onderzoeker te zijn die een prachtige studie heeft afgerond of de docent die inspirerend onderwijs heeft gegeven. Ik wil wél degene zijn die eraan heeft bijgedragen dat zij uiteindelijk hun werk zo goed konden doen.”

Lang niet alle 12.000 medewerkers van het UMC Utrecht en Wilhelmina Kinderziekenhuis (WKZ) zijn zorgverlener. Achter de schermen lopen heel wat collega’s rond die bijvoorbeeld als taak hebben dat artsen, verpleegkundigen en anderen hun werk zo goed mogelijk kunnen doen. Nu en in de toekomst. Neem de circa 600 collega’s binnen het Julius Centrum. Dit is de divisie die zich richt op onderzoek en onderwijs. Florian van der Nolle (28) werkt er als projectmanager binnen de afdeling bedrijfsvoering.

Oplossingen

Over onderzoek zegt zij: “Onderzoek kan onder meer leiden tot nieuwe kennis voor de gezondheidszorg en tot inzichten in hoe je kennis effectiever kunt inzetten. Een voorbeeld is wetenschappelijk verpleegkundig onderzoek, waarin wetenschap en zorg direct met elkaar worden verbonden. Het Julius Centrum wil verpleegkundigen hiermee concrete oplossingen bieden om het welzijn van mensen met gezondheidsproblemen te ondersteunen. Onderzoeksresultaten moeten goed en snel worden omgezet naar de zorgpraktijk.”

Gezondheid

Het Julius Centrum kijkt niet alleen naar ziekten en zorg, maar ook naar de preventie. Florian: “Hoe kan de volksgezondheid worden verbeterd? Hoe voorkom je dat mensen ziek worden in onze maatschappij? En áls iemand onverhoopt toch ziek wordt, is het belangrijk de patiënt in zijn geheel te behandelen: de patiënt als mens. Stel, iemand met kanker krijgt radiotherapie, chemotherapie en immunotherapie. Onderdeel van de behandeling kan óók zijn dat de patiënt regelmatig in beweging is. Het Julius Centrum wil helpen dit soort kennis te ontwikkelen op basis van gezondheidswetenschappelijk onderzoek.”

Uitdagingen van de toekomst

Onderwijs is het tweede focusgebied van het Julius Centrum. Florian: “In het UMC Utrecht en WKZ worden onder meer toekomstige zorgprofessionals opgeleid. Daarbij houden we rekening met uitdagingen van de toekomst. Zorgverleners moeten weten wat te doen in een tijd van vergrijzing van de bevolking, digitalisering van de zorg en een toenemend aantal mensen die verschillende ziektes tegelijkertijd hebben.”

Handig

Florian en haar collega’s van bedrijfsvoering zorgen ervoor dat de andere medewerkers van het Julius Centrum hun taken zo goed mogelijk kunnen uitvoeren; ze zijn ondersteunend. Florian: “Elke afdeling binnen het Julius Centrum heeft een jaarplan en projecten. Ik help bij het optuigen van de werkzaamheden die daaruit voortvloeien. Het varieert van het organiseren van een lustrum voor medewerkers tot stappen om te komen tot nog betere samenwerking tussen onderwijsondersteuners van afdelingen. Het is bijvoorbeeld handig als een geslaagd initiatief van de ene onderwijsondersteuner onder de aandacht wordt gebracht van zijn of haar collega’s van andere afdelingen, zodat ze van elkaar leren en niet opnieuw het wiel hoeven uit te vinden.”

Hybride werken

Corona heeft lang een schaduw geworpen over onze samenleving, maar een goede kant van de crisis is dat velen hebben kennisgemaakt met de voordelen van thuiswerken. Het scheelt bijvoorbeeld reistijd. Het UMC Utrecht en WKZ zetten dan ook in op ‘hybride werken’: wie niet is betrokken bij directe patiëntenzorg, kan deels thuis en deels in het ziekenhuis aan de slag. Een aantal afdelingen heeft de overstap naar het ‘nieuwe werken’ al gemaakt. In het Julius Centrum volgt na de zomer een belangrijke fase: het herinrichten van de kantoorruimte. Samen met collega’s coördineert Florian de verandering.

Nieuwe inrichting

“Met een interieurarchitect worden de veranderingen op de afdeling voorbereid. Naar het UMC Utrecht/kantoor kom je straks vooral voor overleg, brainstormsessies en onderwijs. Daar moeten de ruimtes op worden ingericht: minder kleine kantoorkamers en meer grotere overlegruimten. Hybride werken heeft drie pijlers: behalve om bricks, oftewel stenen / kantoor, gaat het om bytes en behaviour. Met bytes bedoelen we: de online omgeving. Medewerkers moeten bijvoorbeeld worden gefaciliteerd om Teams-overleggen te voeren en vervolgens ook weten hoe ze onder meer binnen Teams succesvol kunnen samenwerken. Behaviour wil zeggen dat iedereen overtuigd raakt van de voordelen van hybride werken en dat er uniformiteit ontstaat; het is verwarrend als je met de ene groep communiceert via Teams en met de andere via e-mail.”

Thuis analyseren

Florian vervolgt: “Het is de bedoeling dat mensen met een bureaufunctie ongeveer veertig tot zestig procent van de tijd werken in het ziekenhuis en ook veertig tot zestig procent thuis. Dat laatste doe je vooral bij focustaken, bijvoorbeeld om een verslag te lezen en analyseren.”

Schakel

Een andere belangrijke taak van Florian is dat ze helpt onderwijsbeleid te vertalen. “Het Onderwijscentrum ontwikkelt nieuwe visies en ontwikkelingen. De elf medische divisies van het ziekenhuis, die stuk voor stuk onderwijs verzorgen, brengen de ideeën in de praktijk. Ik ben de schakel tussen het Onderwijscentrum en het Julius Centrum.”

Vliegende keep

Vliegende keep, zo noemt Florian zichzelf weleens. “Omdat ik de afdelingen binnen het Julius Centrum help bij de uitvoering van hun jaarplannen, kom ik de meest uiteenlopende zaken tegen die aandacht nodig hebben. Vaak willen we die snel oplossen of verbeteren. We werken met key-performance indicators (KPI’s). Hiermee moeten we de prestaties van een afdeling analyseren. Als een KPI onder de norm – het doel – presteert, probeer ik erachter te komen waardoor dit komt en hoe we dit kunnen verbeteren.”

Verbeterpunten

Ze geeft een voorbeeld. “Onlangs zag ik dat slechts de helft van de jaarlijkse beoordelings- en ontwikkelgesprekken tussen leidinggevenden en medewerkers was gevoerd. Samen met leidinggevenden kijk ik dan naar eventuele foutjes en verbeterpunten. Soms bleek het gesprek wel te zijn gehouden, maar was nog niet alle informatie ingevoerd of had de leidinggevende nog niet op ‘akkoord’ gedrukt. Of een medewerker stond twee keer vermeld in het systeem, terwijl natuurlijk maar één keer een gesprek nodig was.”

Voordelen inzien

Florian voelt zich fijn in haar ondersteunende rol. Zoals elk sportteam spelers heeft die anderen laten schitteren, zo wil zij collega’s helpen het beste uit zichzelf te halen. “Ik hoef niet de onderzoeker te zijn die een prachtige studie heeft afgerond of de docent die inspirerend onderwijs heeft gegeven. Ik wil wél degene zijn die eraan heeft bijgedragen dat zij uiteindelijk hun werk zo goed konden doen.” Daarbij is het de ambitie van Florian dat iedereen binnen de organisatie het maximale uit de tijd en middelen haalt. “Soms is er weerstand tegen een verandering. Ik wil collega’s er graag de voordelen van laten inzien.”