De vijf stappen van de videoreflectieve methode

De videoreflectieve methode Beelden aan Bed werkt met vijf stappen. 

1. Informeren en betrekken uitklapper, klik om te openen

Het project start met het goed informeren van het management en de zorgverleners over de video reflectie methode. Dit is van belang om steun van het management voor de methode te krijgen. Ook moet er een vertrouwensrelatie met de medewerkers worden opgebouwd. In deze fase worden de “spelregels” uitgelegd: het gaat om observeren (leren) en niet om oordelen, recht van medewerkers om niet gefilmd te willen worden of om beelden te vernietigen. Daarnaast kunnen de betrokkenen in deze fase al aangeven wat zij belangrijk vinden dat gefilmd gaat worden en waar eventuele knelpunten en mogelijkheden voor verbetering in het proces zitten.

2. Filmen en terugkijken uitklapper, klik om te openen

Het proces (bijv de overdracht) wordt gedurende ± 4 dagen verspreid over 2 tot 4 weken gefilmd. Nog dezelfde dag wordt geprobeerd om de beelden terug te kijken met de betrokkenen die gefilmd zijn. De betrokkenen geven aan wat goed gaat, wat hen opvalt, wat zij verbeterd willen zien (en mogelijk hoe). Er wordt toestemming gevraagd om deze beelden eventueel te gebruiken in de multidisciplinaire reflectie bijeenkomst. Ook wordt gevraagd wat er nog meer gefilmd moet worden binnen dit proces dat wellicht nog niet in beeld is gebracht.

3. Selecteren en monteren uitklapper, klik om te openen

Op basis van de “een op een” reflectie worden filmpjes gemonteerd voor de multidisciplinaire reflectie bijeenkomst. Videobeelden waarin alle medewerkers zichzelf herkennen zijn het meest bruikbaar op te tonen op een bijeenkomst. Beelden waarop expliciete fouten te zien zijn, zijn meestal ongeschikt. De korte videoclips (1 a 2 min) omvatten de discussie thema’s voor verbetering in het specifieke ziekenhuis.

4. Discussiëren en verbeteren uitklapper, klik om te openen

Tijdens de multidisciplinaire reflectie bijeenkomst worden de gemonteerde films getoond. Op basis van deze films bespreken de deelnemers met hun collega’s welke specifieke punten verbeterd gaan worden. De duur van deze bijeenkomst is 1,5 tot 2 uur. Het is belangrijk dat alle betrokken disciplines vertegenwoordigd zijn. Daarnaast dienen de leidinggevenden aanwezig te zijn. De bijeenkomst eindigt met een duidelijke afspraak welke veranderingen wanneer ingevoerd gaan worden.

5. Nameten en evalueren uitklapper, klik om te openen

Het vernieuwde proces wordt zo snel mogelijk ingevoerd. Soms kan het noodzakelijk zijn om in een projectgroep een aantal dingen eerst verder uit te werken of om technische aanpassingen te realiseren. Het is echter beter om direct veranderingen door te voeren en later eventueel weer aan te passen, dan om wederom een proces van overleg in te gaan. Vlak na de reflectie bijeenkomst is er veel draagvlak om veranderingen te implementeren. Drie tot zes maanden na de implementatie worden er opnieuw filmbeelden gemaakt voor evaluatie.