Veelgestelde vragen HiX 6.3

HiX is ons huidige Elektronisch Patiënten Dossier. Op 1 maart wordt de huidige versie vervangen door een vernieuwde versie: HiX 6.3 Standaard Content.

Op 1 maart wordt de huidige versie van HiX vervangen door een vernieuwde versie: HiX 6.3 Standaard Content.

Veel van ons werken samen in HiX, maar we gebruiken het op verschillende manieren. Door dit nu integraal op te pakken en gezamenlijk af te spreken waar we welke informatie opslaan, wat we ermee doen en hoe je bij deze informatie komt, zorgen we ervoor dat je minder hoeft te zoeken naar informatie en meer tijd overhoudt voor andere zaken. Enkele voordelen van het werken op deze manier: uniformiteit in processen en in vastlegging maakt uitwisselbaarheid van collega’s mogelijk en piekbelastingen kunnen beter worden opgevangen. Daarnaast is elke landelijke (gevalideerde) gestandaardiseerde vragenlijst beschikbaar in HiX Standaard Content; zelf ontwikkelen is niet langer nodig.

Voor collega’s die niet met HiX werken, is het vooral belangrijk om te weten dat we met het nieuwe HiX een grote stap zetten in het werken aan de zorg van morgen. En dat duizenden collega’s zich enorm inzetten en samenwerken om HiX 6.3 op de juiste manier binnen het UMC Utrecht in te voeren.

Om alle collega’s te informeren over de voortgang van het programma en wijzigingen snel te kunnen delen, komt de dagen rondom de livegang een liveblog op Connect (inloggen nodig).

Wat? 
Liveblog met updates over de livegang.

Waar?  
Op de homepage van Connect (inloggen nodig).

Wanneer?
Van vrijdag 1 maart t/m zondag 3 maart.

Om te kunnen werken binnen HiX 6.3 zijn vaardigheden nodig, die met behulp van opleiding zullen worden aangeboden.

Medewerkers hebben verschillende kennis- en aandachtsgebieden en daardoor ook andere opleidingsbehoeften. Binnen het opleiden is daarom onderscheid gemaakt in verschillende doelgroepen, zoals verpleegkundigen, planners of OK-medewerkers. Hierdoor hoeven medewerkers enkel de opleidingen te volgen die voor hen relevant zijn.

We zijn tot en met het laatste moment bezig met de inrichting van HiX 6.3 en het doorvoeren van verbeteringen. Daarom kan het gebeuren dat er veranderingen zijn doorgevoerd na jouw training, die invloed hebben op jouw werkproces. Het opleidingsteam houdt deze veranderingen bij en verwerkt deze in de opleidingsmaterialen. Daarnaast communiceren we, als het nodig is, rondom livegang over grote wijzigingen, zodat iedereen op de hoogte is van de laatste ontwikkelingen.

Inhaalsessie per doelgroep 
Op donderdag 29 februari is er nog een laatste fysieke inhaalsessie:   

• Voor verpleegkundigen van 8.00 tot 10.00 uur
• Voor polimedewerkers van 10.00 tot 12.00 uur 
• Voor behandelaren van 13.00 tot 15.00 uur 

Je kunt je inschrijven via ULearn onder de tegel: specials - inhaalsessie. Hier vind je ook meer informatie over de locatie en tijden. 

Inhaalsessie vrije inloop – donderdag 29 februari
Donderdag 29 februari zit het opleidingsteam de hele dag klaar om lastminute vragen te beantwoorden of laatste instructie te geven. Je kunt je inschrijven via ULearn onder de tegel: specials - Inhaalsessie "vrije inloop". Gewoon langslopen kan ook, we helpen je graag! Je vindt ons in lokaal C19 en C21.

Inhaalsessie vrije inloop – de eerste weken
Elke dag van 8.30 tot 10.30 uur is er een vrije inloop waar je al je vragen kunt stellen of nog even het oefenmateriaal kunt doornemen onder begeleiding van een trainer. De locatie hiervoor wordt gedeeld via ULearn. Daar kun je je ook inschrijven, maar vrije inloop is mogelijk!

Gamen met je poliklinische collega's!
Op donderdag 29 februari kun je met je collega's een game spelen. Met deze serious game wordt het poliklinische proces nagebootst. Het is een game van twee uur, waarbij je het belang van goede registratie en goede communicatie zelf ervaart. Het is geen HiX 6.3 training, maar je kunt er wel twee accreditatiepunten mee verdienen! De game is voor iedereen toegankelijk. Schrijf je in via ULearn voor meer informatie over locatie en tijden.

De kennisbank is de plek waar al het opleidingsmateriaal wordt opgeslagen. We werken de kennisbank dagelijks bij met nieuwe, aangepaste materialen. Check de kennisbank dus regelmatig en gebruik de materialen om jouw werkproces goed te oefenen binnen de opleidingsomgevingen.

De Go Live periode begint op donderdag 29 februari om 8.00 uur en duurt tot en met vrijdag 1 maart rond 13.00 uur. Tijdens deze periode werken we met Go Live procedures.

Go live procedures zijn geplande noodprocedures waarbij we toch patiëntenzorg kunnen leveren, zonder dit vast te leggen in HiX.

Patiëntmappen en dossiervoering 
Tijdens de Go Live Procedure registreren we deels op papier en deels digitaal. Elke patiënt krijgt een fysieke patiëntmap (A4 formaat). In deze map kunnen bijvoorbeeld de formulieren voor diagnostiek aanvragen verzameld worden. Medische en verpleegkundige dossiers worden digitaal opgeslagen op de afdelingsschijven.

Wanneer een patiënt wordt overgeplaatst naar een andere afdeling of organisatie, print de afdeling de digitale registraties uit en voegt deze toe aan de patiëntmap. Zo blijft alle informatie op één plek beschikbaar. Nieuwe patiënten die nog niet bekend zijn in HiX 6.1 krijgen noodnummers voor registratie.

Medicatie en diagnostiek 
De diagnostische afdelingen en de Apotheek hebben elk hun eigen noodprocedure voor deze periode. We stellen centraal alle benodigde formulieren beschikbaar, zoals aanvragen Radiologie, Lab en Medische Microbiologie (MMB). Deze formulieren moeten vóór de start van de Go Live Procedure worden geprint door iedere afdeling, zodat er voldoende voorraad is. Tijdens deze periode moeten alle wijzigingen in medicatie op papier worden voorgeschreven met behulp van speciale doordruk MO's die door de Apotheek op de afdelingen zijn verstrekt.

Bijwerken 
Op vrijdagochtend 1 maart 2024 tussen 9.00 en 11.30 uur gaan we centraal aan de slag met bijwerkacties. Dit gaat over het bijwerken van de registraties die gedaan zijn tussen donderdag 29 februari en vrijdagochtend 1 maart, die noodzakelijk zijn om in te voeren voordat de hele organisatie met HiX 6.3 gaat werken. Denk hierbij aan de inschrijving van nieuwe patiënten, het registreren van klinische mutaties en mutaties in medicatie, allergieën, isolaties en behandelbeperkingen. Speciale rechten worden toegekend voor deze bijwerkacties en de uitvraag voor hulp komt via de Go Live coördinatoren.  

Deze ochtend vinden ook nog een aantal bijwerkacties plaats in HiX die nodig zijn voor de conversie. Op vrijdagmiddag na vrijgave HiX 6.3 aan de hele organisatie (vanaf circa 13.00 uur) worden alle andere registraties die gedaan zijn door de afdelingen zelf verwerkt onder de eigen rechten van de medewerkers.

Van donderdag 29 februari 8.00 uur tot en met vrijdag 1 maart rond 13.00 uur schakelt het huidige HiX 6.1 over op de ‘Read Only’-modus (alle pc’s, dus niet alleen nood-pc’s). Dit betekent dat er binnen HiX 6.1 wel gelezen kan worden, maar er geen nieuwe informatie ingevoerd kan worden.

• Lees de samenvatting (inloggen Connect) over de Go Live procedure en het bijwerken. 
• In deze map (inloggen Connect) vind je alle documenten met betrekking tot de Go Live. 

Heb je vragen of wil je meer informatie? Neem dan contact op met de Go Live coördinator van jouw divisie: Lijst Go Live coördinatoren (inloggen Connect).

Bij een vraag volg je onderstaand stappenplan.

1. Key users en floorsupport 
   De key users (collega’s in groene T-shirts) en floor supporters (collega’s in gele T-shirts) zijn de eerste aanspreekpunten op de werkvloer. Geen key user of floorsupporter in de buurt? Neem dan contact op met de coördinator floorsupport voor, via:  
   UMC Utrecht: 06 87294620  
   WKZ: 06 87973719
2. Key user of floorsupport heeft geen oplossing 
   Als de key users of floorsupport het probleem niet kunnen oplossen of jouw vraag niet kunnen beantwoorden, dan kun je een melding maken op Connect. Hiervoor zijn 2 tegels beschikbaar:
   1. HiX 6.3 Autorisaties
   2. HiX 6.3 Vraag/storing
      
      Waar vind ik deze tegels? (inloggen Connect)
      • Startpagina (Handige links - Ga snel naar)
      • Pagina Informatietechnologie (Hier meld je incident of vraag)
      • Informatie Technologie (Ga snel naar)
3. Bel de Helpdesk
   Goed om te weten dat je ook de Helpdesk kunt bellen als je vragen of problemen hebt met HiX. De Helpdesk is bereikbaar op telefoonnummer (088-75) 58990.
   Let op: als het druk wordt zal de wachttijd aan de telefoon oplopen. Probeer zoveel als mogelijk je HiX-melding op de Connectpagina te doen.

Nog niet alle modules en processen die we willen gebruiken, gaan live op 1 maart. Deze worden niet toegevoegd tijdens de nazorgperiode, maar worden meegenomen in de tweede fase. Deze start pas na de zomer, maar er wordt al wel geïnventariseerd wat hierin moet worden meegenomen.

Wanneer we op 1 maart overgaan op HiX 6.3 Standaard Content, werkt nog niet alles optimaal. Daarom volgt een nazorgperiode waarin we samen met ChipSoft, de leverancier, kijken hoe we HiX 6.3 nog beter kunnen laten werken. Ook brengen we tijdens deze periode het aantal 'workarounds' omlaag.

Nazorgdagen
Tijdens de nazorgperiode staan vier nazorgdagen gepland, waarop ChipSoft met specifieke werkgroepen werkt aan verbeteringen. Deze nazorgdagen vinden plaats op: 

• Dinsdag 26 maart
• Dinsdag 23 april 
• Dinsdag 21 mei
• Dinsdag 11 juni 

In de nazorgperiode worden er geen nieuwe onderdelen aan HiX 6.3 Standaard Content toegevoegd. Daarvoor is een tweede fase gepland.

Ondanks de positieve stappen, werken we na de livegang op 1 maart, tijdelijk met een aantal 'workarounds'.  Dit zijn tijdelijke oplossingen waarmee we om het systeem heen moeten werken.