Video-observatie protocol UMC Utrecht

Bij steeds meer opleidingen en trainingen in het UMC Utrecht wordt tegenwoordig gebruik gemaakt van video-observaties. Deze (real-time) videobeelden van de eigen dagelijkse beroepspraktijk vormen een krachtig middel om communicatie- en samenwerkingsvaardig-heden van zorgverleners (in opleiding) te trainen en/of te toetsen. De training van deze niet-technische vaardigheden helpt de patiëntveiligheid te vergroten. Daarnaast wordt video-observatie in toenemende mate ingezet als kwaliteitsverbeteringsinstrument; praktijkbeelden worden gebruikt om complexe processen met een team te evalueren en te verbeteren.

Wanneer is dit protocol van toepassing? uitklapper, klik om te openen

Dit protocol is van toepassing op beeldmateriaal dat:

1. opgenomen is voor onderwijs- of kwaliteitsverbeteringsdoeleinden en
2. dat enkel bedoeld is voor reflectie (eventueel in teamverband) van de gefilmde(n).

Het gaat dus bijvoorbeeld om beelden van een consult, welke na evaluatie(sessies) met de betreffende arts (in opleiding) geen ander doel meer dienen, en dus gewist worden.

Wanneer beeldmateriaal wèl voor openbaar vertoon opgenomen is (bijvoorbeeld voor op een congres) en/of wanneer beeldmateriaal bedoeld is voor langdurig en herhaald vertoon aan derden (bijvoorbeeld als standaard onderdeel van een cursus), is schriftelijke toestemming door alle herkenbaar in beeld gebrachte personen noodzakelijk. Hiervoor wordt naar de toestemmingsformulieren van het Mediaprotocol UMC Utrecht verwezen. Degene die besluit de beelden te gebruiken is verantwoordelijk voor het beheer van de toestemmingsverklaring.

Vertaling naar andere medewerkers uitklapper, klik om te openen

Dit protocol richt zich in eerste instantie op het gebruik van video-observatie voor zorgverleners (in opleiding): specialisten, aios, verpleegkundigen, medisch ondersteunend personeel, co-assistenten, etc. Video-observatie is echter ook een waardevol leermiddel voor andere doelgroepen. De term ‘zorgverlener (in opleiding)’ kan in dit protocol daaromvervangen worden door ‘docent’ en andere relevante functies.

Informeren uitklapper, klik om te openen

Wanneer er voor onderwijs- of kwaliteitsverbetering doeleinden gefilmd wordt hebben alle herkenbaar in beeld gebrachte personen het recht om vooraf te weten dat ze gefilmd worden. In ruimtes waar standaard camera’s voor video-observatie aanwezig zijn, dient een bord bij de deur te hangen, waarop vermeld wordt dat er in de ruimte erachter video-opnames voor onderwijsdoeleinden of kwaliteitsbewaking gemaakt kunnen worden. 

Bij het filmen voor onderwijsdoeleinden of kwaliteitsbewaking hebben alle herkenbaar in beeld gebrachte mensen ook het recht om vooraf te weten waarom ze worden gefilmd en wat er met de beelden gaat gebeuren. Er moeten welbepaalde en uitdrukkelijk omschreven doelen zijn, die de noodzaak van het verzamelen en gebruiken van de filmbeelden aantoonbaar maken. Naast het kenbaar maken van de doelen hebben personen het recht om te weten wie toegang heeft tot de beelden en hoe(lang) beelden bewaard worden.

Indien er patiënten (en familieleden, partners of mantelzorgers) herkenbaar in beeld komen informeert de zorgverlener (in opleiding) die deelneemt aan de videotraining de patiënt over de bovengenoemde zaken (wie, wat, waar, hoe(lang) en waarom). Deze voorlichting kan mondeling en/of schriftelijk plaatsvinden.

Toestemming uitklapper, klik om te openen

De zorgverlener (in opleiding) heeft te allen tijde het recht om zijn of haar toestemming om gefilmd te worden in te trekken, ook wanneer het beeldmateriaal bedoeld is voor toetsing.

Aan patiënten die herkenbaar in beeld komen dient de zorgverlener (in opleiding) voorafgaand aan het filmen toestemming te vragen. Deze toestemming kan vastgelegd worden door de patiënt een toestemmingsverklaring te laten ondertekenen, maar de zorgverlener (in opleiding) kan er ook voor kiezen om mondeling toestemming te vragen. In alle gevallen dient de zorgverlener (in opleiding) van de verkregen toestemming een schriftelijke aantekening te maken in het patiëntdossier. Omdat ook de patiënt te allen tijde het recht heeft om zijn of haar toestemming in te trekken, dient de zorgverlener (in opleiding) na het filmen de patiënt nogmaals de gelegenheid te geven zijn of haar toestemming te heroverwegen. Dit kan door te vragen of de patiënt nog steeds achter zijn of haar besluit staat.

Van patiënten die niet in staat zijn om toestemming te geven (bijvoorbeeld comapatiënten, psychisch labiele patiënten of anderszins wilsonbekwame patiënten) mogen geen opnames gemaakt worden. Uitzondering is wanneer observatie noodzakelijk is voor de bewaking van de kwaliteit die niet anders dan met wilsonbekwamen kan worden uitgevoerd. Een bord waarop vermeld wordt dat er in de ruimte erachter gefilmd kan worden met oog op kwaliteitsbewaking, dient bij de deur opgehangen te worden ter berichtgeving aan medewerkers en bezoekers. Voor verder gebruik van de beelden (bijvoorbeeld op een congres of in een cursus) dient er wel toestemming gevraagd te worden aan de inmiddels wilsbekwame patiënt of de wettelijk verantwoordelijke.

De opslag van beelden uitklapper, klik om te openen

Hard- en software dient goed beheerd en onderhouden te worden. Het up-to-date houden daarvan is met oog op de beveiliging van vertrouwelijke beelden belangrijk. Vertrouwelijke en privacygevoelige beelden moeten redelijkerwijs veilig opgeslagen worden, zoals beschreven in het informatiebeveiligingsbeleid van het UMC Utrecht.

Incidenten op film uitklapper, klik om te openen

Zorgverleners (in opleiding) moeten zich bewust zijn van het feit dat wanneer er gebruik gemaakt wordt van video opnames in de beroepspraktijk, de kans bestaat dat er een incident gefilmd wordt. Wanneer zich een incident op camera voordoet, hoeft men niet anders te handelen dan bij een incident dat niet is opgenomen. Wel moet er bij een calamiteit een afweging gemaakt worden of het verantwoord is om beeldmateriaal na verloop van het bewaartermijn te wissen, aangezien de opnames in een juridische procedure als bewijs kunnen dienen. Bij twijfel over het al dan niet vernietigen van de beelden binnen de vooraf vastgestelde periode dient advies gevraagd te worden bij Juridische Zaken.

Vernietigen uitklapper, klik om te openen

Video-materiaal dient na het gebruik in het kader van onderwijs- of kwaliteitsverbeteringsdoeleinden te worden vernietigd. Video-observatie eindigt dus altijd met het wissen van het verzamelde materiaal binnen de afgesproken termijn (ook wanneer de videotraining nog geen plaats heeft gevonden of nog niet is afgerond). Uitzondering is wanneer er opnieuw toestemming is verleend door alle herkenbaar in beeld gebrachte personen.

Als standaard bewaartermijn wordt 4 weken gehanteerd. Uitzondering zijn projecten en trainingen waarbij van te voren vastgesteld kan worden dat dit bewaartermijn te kort is om de beoogde doelstelling te behalen.

Er moeten duidelijke afspraken bestaan over wie er verantwoordelijk is voor het vernietigen van de videobeelden, of, indien het wissen binnen een gesteld termijn automatisch gebeurt, wie verantwoordelijk is om hier toezicht op te houden. Tijdige vernietiging moet worden gegarandeerd.

Contact uitklapper, klik om te openen

 Met vragen kunt u terecht bij
J.F.M. Vernooy Hoofd Faciliteiten Onderwijscentrum,
bij voorkeur via de mail: j.f.m.vernooy@umcutrecht.nl
of via 088 75 595 91

Zij helpt u graag verder.